Musiikkitapahtuman suunnittelu ja toteuttaminen

music-event-planning-and-implementationMikä onkaan mahtavampi tapa virkistäytyä kuin mennä vapaa-aikanaan kuuntelemaan suosikkiesiintyjiään konserttiin? Musiikkitapahtumaan osallistuminen on helppo ja miellyttävä sekä tunteita herättävä kokemus, mutta sen suunnitteluun ja menestyksekkääseen toteutukseen tarvitaan paljon vaivannäköä ja taustatyötä, johon perehdymme hieman tässä kirjoituksessa. Ennen tapahtuman julkistamista on tärkeää varmistaa, että varat saadaan riittämään ja että tapahtuma tuottaa tarpeeksi tuloja.

Ensimmäisenä on etsittävä tapahtumapaikka, jossa on lupa järjestää musiikkitapahtumia. Monilla stadioneilla tai yksityisesti vuokrattavilla tiloilla on erityiset omat säädöksensä siitä, minkälaiseen käyttöön niitä voidaan vuokrata. Jos tapahtumapaikka on ulkoilmatila, mahdollisen kovaäänisen musiikin vuoksi tarvitaan lupa usein myös joko kaupungilta tai paikalliselta poliisilta tapahtuman järjestämiseen. Sen lisäksi tilan on luonnollisesti oltava vapaana haluttuna ajankohtana.

Tapahtumapaikan järjestämisen jälkeen on selvitettävä esiintyvien artistien mahdollisuudet päästä esiintymään. Tämä menoerä on todennäköisesti yksi suurimmista tapahtumiin liittyvistä kuluista. Jos artistit ovat menestyneitä, heidän esiintymiskulunsa voivat olla useita satoja tai tuhansia euroja. Olemassa on myös paljon harrastelija-artisteja ja musiikkiyhtyeitä, jotka esiintyvät mielellään tapahtumissa pienemmillä palkkioilla tai pelkästään julkisuuden saamiseksi. Näiden menojen perusteella päätetään, mikä tulee olemaan pääsymaksu, jos sellaista peritään ja kuinka monen oletetaan osallistuvan, jotta artistikulut ja tilavuokran hinta saadaan peitettyä.

Muusikoilla ja artisteilla on usein manageri tai useampia, joka hoitavat heidän puolestaan tapahtumaan osallistumisen, joten yhteydenotto pitää tehdä tätä kautta. Joskus, jos tapahtuma järjestetään tulojen keräämiseksi hyväntekeväisyyttä varten, artisti saattaa esiintyä ilmaiseksi hyvän aatteen vuoksi. On myös tärkeää selvittää, että jokaisella muusikolla ja artistilla on omat yhtyeensä musiikin tuottamiseen ja musiikin soittamiseen äänilaitteilla. Jos näitä ei ole artistien osalta, laitteisto on vuokrattava erikseen.

Kun muusikot ja artistit on valittu, on tärkeää suunnitella tapahtuman ajankulku ja sopia artistien kanssa, milloin he esiintyvät. Sen lisäksi saattaa olla tarpeen valita puheenjohtajan joka esittelee kunkin esiintyvän artistin ja luo tunnelmaa sekä tiedottaa tapahtuman käytännöllisistä asioista silloin kun kukaan ei varsinaisesti esiinny.

Mainonta on yksi tärkeimmistä tekijöistä musiikkitapahtuman onnistumiseksi. Heti ohjelman ja artistien selvittyä, mahdollisia osallistujia ja asiakkaita on tiedotettava tapahtumasta esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, julisteilla, tiedotteilla tai maksullisilla mainoksilla vaikkapa paikallisradiossa tai lehdessä. Tämän lisäksi on suunniteltava, onko tapahtumassa juoma- tai ruokatarjontaa ja luvat niiden myymiseen sekä tilattava kyseiset palvelut ja tuotteet tapahtumaa varten.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *